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Politique de protection de la vie privée
La protection de vos données personnelles revêt une importance capitale pour PostEurop. La présente déclaration de confidentialité vise à fournir des informations claires et transparentes sur la manière dont nous traitons les données personnelles.
Nous efforçons d’assurer votre vie privée et nous traitons les données personnelles avec le plus grand soin. PostEurop se conforme dans tous les cas aux lois et règlements applicables, y compris le règlement général de l’UE sur la protection des données.
Collecte et utilisation des données personnelles
Données personnelles – En tant que membre de PostEurop ou partie prenante externe, il se peut que vous soyez amené à nous fournir des informations personnelles lorsque vous utilisez notre site Web, interagissez avec nous sur les médias sociaux, dans le cadre des campagnes, où en vous inscrivant à nos événements.
Les données que nous recueillons peuvent inclure le nom de votre organisation, le titre (ou le sexe), la fonction, le prénom, le nom de famille, le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse électronique, le(s) compte(s) sur les réseaux sociaux, le site web et les photos, applicables aux membres des groupes de travail de PostEurop, aux abonnements aux publications de PostEurop et à la participation aux réunions. Dans la plupart des cas, nous recueillons des données personnelles directement auprès des personnes concernées, mais nous pouvons parfois obtenir des données personnelles auprès de tiers, par exemple à travers des annuaires ou le site web des institutions de l’UE.
Finalité de l’utilisation et du traitement – les informations que vous nous fournissez seront utilisées dans le but de vous contacter, de répondre à vos demandes en ligne ou de faciliter votre accès au contenu réservé aux membres et/ou vous fournir des informations pertinentes et actualisées sur notre organisation, ses activités et ses positions.
Concrètement, PostEurop traite les données personnelles aux fins suivantes :
- Pour la gestion des adhésions et l’administration générale : PostEurop a des intérêts légitimes dans le traitement des données personnelles des personnes de contact de ses membres à des fins de gestion administrative, d’information de ses membres ou encore pour la gouvernance de l’association (comme l’organisation d’assemblées plénières et de réunions du conseil d’administration). PostEurop traite également les données personnelles des représentants et des personnes de contact des entités avec lesquelles l’Association conclut des contrats, comme les consortiums, les prestataires de services ou les sociétés de conseil.
- A des fins de recherche, de publication et de plaidoyer : PostEurop traite les coordonnées des journalistes, des membres du Parlement européen, des fonctionnaires de la Commission européenne et des États membres de l’UE, des universitaires, des consultants et des experts de l’industrie et des parties prenantes des affaires européennes afin de mener à bien ses activités de recherche et de plaidoyer.
Pour l’organisation d’événements : PostEurop traite les données d’identification des personnes qui s’inscrivent pour participer à des événements et conférences qu’elle organise, et ce dans le but de gérer l’inscription et la participation à ces événements dans le respect des conditions générales qui sont expressément acceptées par les personnes et/ou basées sur le consentement pour ce qui concerne certaines données personnelles. - Pour la sécurité des sites Web et l’accès au contenu : PostEurop traite les données d’identification des personnes qui s’inscrivent eux-mêmes sur les sites web gérés par PostEurop et donnent leur consentement exprès pour recevoir des bulletins d’information, des communiqués ou pour participer à une campagne de PostEurop. PostEurop traite également les données d’identification des membres ou des abonnés au contenu afin de faciliter leur accès personnel aux documents de réunion de leurs groupes de travail respectifs ou au contenu de notre extranet.
- Emploi: l’information provenant des stagiaires et des employés potentiels est partagée à l’interne jusqu’à ce que la personne devienne un candidat à l’emploi. À ce stade-là, nous sommes susceptibles de partager les CV avec notre conseil d’administration. Nous conservons toutes les informations comptables et administratives à des fins de contrôle, conformément à la pratique courante et à la loi belge.
Divulgation des données
Divulgation – En tant qu’organisation à but non lucratif, PostEurop ne vend ni ne distribue vos informations personnelles à des tiers à des fins commerciales, sauf pour fournir les produits ou services que vous avez demandés, lorsque nous en avons l’autorisation, ou s’il est nécessaire de partager des informations pour enquêter sur des activités illégales, des soupçons de fraude, des situations où des menaces possibles à la sécurité physique d’une personne, des violations des Conditions d’utilisation ou d’autres exigences légales.
Intégrité des données – PostEurop traite les informations personnelles uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et conformément à la présente politique ou à une déclaration de confidentialité de service applicable. Nous évaluons nos procédures de collecte, de stockage et de traitement des données pour nous assurer que nous ne recueillons, stockons et traitons que les renseignements personnels nécessaires à la prestation ou à l’amélioration de nos services. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous traitons sont exacts, complets et à jour, mais nous comptons sur nos utilisateurs pour mettre à jour ou corriger leurs renseignements personnels au besoin.
Sécurité et stockage des données
Sécurité – Les informations que nous recevons de votre part sont protégées contre tout accès non autorisé une fois que nous les recevons. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels aux employés qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leur travail. PostEurop fait appel à des fournisseurs externes pour le matériel, les logiciels, le réseau, le stockage et la technologie nécessaire à l’exécution de ses services. Bien que PostEurop possède le code, les bases de données et tous les droits sur l’application, vous conservez tous les droits sur vos données personnelles. Au-delà de nos efforts continus et diligents pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir pleinement la sécurité de vos renseignements personnels.
Stockage – PostEurop conservera vos données aussi longtemps que vous occuperez le poste de personne de contact de votre organisation avec PostEurop ou ses membres et, dans les autres cas prévus par la loi, pendant le temps strictement nécessaire pour atteindre le(s) but(s) pour le(s)quel(s) elles ont été collectées.
Droits à la protection des données personnelles et application de la loi
Droit à la protection des données – Vous avez le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données personnelles (ou d’une partie de celles-ci) par nous ou par l’un de nos sous-traitants. Vous avez également le droit de faire transférer les données que vous nous avez fournies à vous-même ou directement à un tiers si vous le souhaitez. Nous pouvons vous demander de vous identifier avant de pouvoir répondre aux demandes susmentionnées.
Application de la loi – PostEurop évalue régulièrement si elle respecte cette politique. Si vous souhaitez retirer votre consentement préalable en connaissance de cause, consulter, compléter, rectifier ou supprimer toute information que nous détenons à votre sujet ou à propos de votre organisation, veuillez nous contacter à info@posteurop.org.
La technologie et la législation évoluent. Cet avis légal pourrait donc, si nécessaire, être adapté par PostEurop sans notification préalable autre que la mise en ligne des modifications sur ce site.